Der 25.5.2018 rückt immer näher und Sie sind noch immer nicht fertig? Zu viele Baustellen sind noch offen?
Was kann man nun tun, um Schwierigkeiten zu vermeiden?
Hier gibt die DSGVO selbst Antwort.
Entscheidend ist nicht, dass alles perfekt ist sondern dass Sie alles korrekt dokumentiert haben.
Das bedeutet, wenn Sie z.B. noch nicht alle Auftrags(daten)verarbeitungsverträge zusammen haben, schreiben Sie es in Ihr VVT!
Beispiel: Ihr E-Mailprovider oder der Anbieter Ihres Newslettermailingsprogrammes hat seinen Auftrags(daten)verarbeitungsvertrag noch nicht fertig. Dann schreiben Sie in Ihr VVT: "Vertrag angefordert am (z.B.) 18.5.2018".
Sie haben noch keinen feuerfesten Schrank und keine Feuermelder? Schreiben Sie in die TOM:
"Die Feuermelder werden innerhalb von vier Wochen (oder auch: bis zum 30.6.2018) installiert."
"Bzgl. des Schrankkaufes werden derzeit Angebote eingeholt. Innerhalb von sechs Wochen soll der Schrank eingetroffen sein und zur Verfügung stehen."
Sie nutzen z.B. ein Googleprogramm, ein Kalender-Plugin oder Soziale Medien (Facebook, WhatsApp, Instagram, etc.) und haben keinen A(D)V Vertrag oder AGB? Schreiben
Sie ins VVT:
"Der Sicherheitsstatus des Programmes wird bis zum 30.6.2018 beobachtet, ob er DSGVO konform ist bzw. wird."
Danach sollte klar sein, ob es einen DSGVO konformen Vertrag oder AGB gibt .
Wenn ja: anfordern! Wenn nein: Anbieter wechseln.
So dokumentieren Sie alle (offenen) Vorgänge und sorgen innerhalb der definierten Frist für Abhilfe.
Wenn dann z.B. das Zusenden des Vertrags noch dauert, schreiben Sie wiederum: "Vertrag angefordert am:........"
Denken Sie also daran, die offenen Punkte fristgemäß abzuarbeiten bzw. weiterzubearbeiten. Wenn nach einem Jahr immer noch in den VVT drinstünde "Vertrag
angefordert am 15.5.2018." - dann wäre das nicht mehr DSGVO gerecht.